Privacyverklaring

RIXT.IT B.V.

Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens

RIXT.IT B.V. · Lange Kleiweg 14, 2288 GK Rijswijk · KvK 42032576

GDPR@rixt.it · www.RIXT.IT

Versie 1.0 · Juni 2026

VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

1. Wie zijn wij?

RIXT.IT B.V. (hierna: RIXT.IT, wij of ons), gevestigd aan de Lange Kleiweg 14, 2288 GK Rijswijk en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42032576, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring vormt een aanvulling op de Algemene Wervingsvoorwaarden (art. 10) en de Algemene Interim Management Voorwaarden (art. 13) van RIXT.IT. Bij strijdigheid prevaleert de meest specifieke bepaling. Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw gegevens? Neem contact op via GDPR@rixt.it. Voor klachten over de dienstverlening geldt Feedback@rixt.it (zie art. 13 Algemene Wervingsvoorwaarden en art. 15 Algemene Interim Management Voorwaarden).

DOELGROEPEN

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van drie groepen:

A Kandidaten — IT-professionals die bij ons ingeschreven staan, solliciteren op een vacature of door ons worden benaderd voor een vaste functie of interim opdracht.

B Opdrachtgevers — contactpersonen bij organisaties waarmee RIXT.IT een zakelijke relatie heeft of onderhoudt in het kader van werving & selectie of interim management.

C Websitebezoekers — personen die onze website rixt.it bezoeken.

Per doelgroep leggen wij hieronder uit welke gegevens wij verwerken, op welke grondslag, voor welk doel en hoe lang wij ze bewaren.

KANDIDATEN

3. Kandidaten en IT-professionals

3.1 Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. Afhankelijk van de dienst (werving & selectie of interim) gaat het om:

Bij werving & selectie (vaste functies)

• Naam, contactgegevens (e-mail, telefoon, adres) en LinkedIn-profiel
• CV, motivatie, werkervaring, opleiding en certificeringen
• Salariswensen en beschikbaarheid
• Gespreksnotities en onze beoordeling van het profiel
• Referentiegegevens (uitsluitend met uw toestemming)

Bij interim plaatsingen (aanvullend op bovenstaande)

• Uurtarief, contractvorm (ZZP of detachering) en beschikbaarheid
• KvK-nummer en btw-nummer (voor de opdrachtbevestiging)
• Tijdregistratie en voortgangsinformatie tijdens de opdracht

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, religie, etniciteit of politieke overtuiging) tenzij dit wettelijk verplicht is.

3.2 Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

Voor de normale uitvoering van onze dienstverlening (het beoordelen van een profiel, het voorstellen aan een opdrachtgever) gebruiken wij als grondslag ons gerechtvaardigd belang of de uitvoering van een overeenkomst. Toestemming als grondslag gebruiken wij uitsluitend waar dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor referentiechecks of opname in onze talentpool.

Belangrijk: bij een sollicitatieprocedure is de afhankelijkheidsrelatie tussen kandidaat en bureau zodanig dat toestemming als grondslag juridisch zwak staat. Wij baseren de verwerking van sollicitatiegegevens daarom op gerechtvaardigd belang, tenzij anders vereist.

3.3 Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Het beoordelen van uw profiel en het matchen met passende vacatures of interim opdrachten.
• Het presenteren van uw profiel aan opdrachtgevers, uitsluitend met uw voorafgaande toestemming.
• Het onderhouden van contact gedurende een lopend traject of opdracht.
• Het uitvoeren van een referentiecheck (uitsluitend met uw expliciete toestemming).
• Het opnemen in onze actieve kandidatenpool voor toekomstige kansen (uitsluitend met uw toestemming).

3.4 Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Niet geplaatste kandidaten (afgewezen of procedure niet voortgezet):

Wij verwijderen of anonimiseren uw gegevens uiterlijk 4 weken na het afronden van de procedure. Dit volgt uit de richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens en de NVP Sollicitatiecode (versie september 2025).

Kandidaten in onze talentpool (met toestemming):

Met uw expliciete toestemming bewaren wij uw gegevens maximaal 1 jaar. Na afloop vragen wij opnieuw toestemming. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via GDPR@rixt.it.

Geplaatste kandidaten (vaste functie via RIXT.IT):

Gegevens die samenhangen met de plaatsing bewaren wij gedurende de garantieperiode zoals omschreven in artikel 7 van de Algemene Wervingsvoorwaarden — de garantietermijn is gelijk aan de overeengekomen proeftijd in de arbeidsovereenkomst van de Kandidaat — en daarna maximaal 1 jaar voor eventuele geschillen.

Geplaatste interim professionals (opdracht via RIXT.IT):

Contractuele gegevens en tijdregistratie bewaren wij 7 jaar op grond van fiscale bewaarplicht.

3.5 Met wie delen wij uw gegevens?

• Opdrachtgevers: alleen als u expliciet toestemming heeft gegeven voor presentatie aan een specifieke opdrachtgever voor een specifieke vacature of opdracht. Dit is vastgelegd in artikel 10.2 van de Algemene Wervingsvoorwaarden en artikel 13.2 van de Algemene Interim Management Voorwaarden.
• Softwareleveranciers: wij maken gebruik van Loxo als ATS/CRM-systeem en mogelijk van andere tools (zoals Make.com of planningssoftware) die uw gegevens verwerken als verwerker namens RIXT.IT. Wij sluiten met deze partijen een verwerkersovereenkomst af, zoals vereist onder de AVG.
• Buiten de EER: sommige tools die wij gebruiken verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij dat passende waarborgen gelden, zoals de door de Europese Commissie vastgestelde Standard Contractual Clauses. Dit sluit aan bij artikel 10.4 van de Algemene Wervingsvoorwaarden en artikel 13.3 van de Algemene Interim Management Voorwaarden.
• Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en delen ze niet voor commerciële doeleinden van anderen.

3.6 AI-gebruik in onze dienstverlening

RIXT.IT gebruikt AI-ondersteunde tools voor interne administratieve processen, zoals het beheren van de kandidatendatabase en het opstellen van profielen. AI-tools worden niet ingezet om geautomatiseerde beslissingen te nemen over het al dan niet voorstellen van kandidaten aan opdrachtgevers. De beoordeling, voorselectie en voordracht van kandidaten worden te allen tijde uitgevoerd door een RIXT.IT-consultant. Dit is vastgelegd in artikel 9 van de Algemene Wervingsvoorwaarden en artikel 12 van de Algemene Interim Management Voorwaarden.

Wij voldoen aan de transparantievereisten van de EU AI Act en de NVP Sollicitatiecode (september 2025) met betrekking tot AI-gebruik in werving en selectie. U kunt op verzoek worden geïnformeerd over de wijze waarop AI-tools worden ingezet.

OPDRACHTGEVERS

4. Opdrachtgevers en zakelijke relaties

4.1 Welke gegevens verwerken wij?

Van contactpersonen bij opdrachtgevers en andere zakelijke relaties verwerken wij:

• Naam, functietitel en organisatie
• Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer
• Correspondentie en gespreksnotities
• Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst (factuurgegevens, KvK-nummer van de organisatie)

4.2 Grondslag en doel

De grondslag voor de verwerking van gegevens van opdrachtgevers is de uitvoering van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke relaties. De verwerkingsverantwoordelijkheden van partijen zijn nader beschreven in artikel 10 van de Algemene Wervingsvoorwaarden en artikel 13 van de Algemene Interim Management Voorwaarden, waarbij RIXT.IT en de Opdrachtgever ieder afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor:

• De uitvoering van werving & selectie- of interimtrajecten.
• Het onderhouden van de zakelijke relatie en opvolging van opdrachten.
• Facturering en administratie.

4.3 Bewaartermijn

Wij bewaren gegevens van opdrachtgevers zolang de zakelijke relatie wordt onderhouden en vervolgens maximaal 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht. Gespreksnotities en commerciële correspondentie die niet onder de fiscale bewaarplicht vallen, worden na 2 jaar na het laatste contact verwijderd of geanonimiseerd.

WEBSITE

5. Websitebezoekers

5.1 Cookies en websitestatistieken

RIXT.IT maakt op de website rixt.it gebruik van functionele en analytische cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de website. Analytische cookies gebruiken wij uitsluitend met geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens, zonder inbreuk op uw privacy.

Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies van derden. Bij uw eerste bezoek aan onze website informeren wij u over het gebruik van cookies en vragen wij waar nodig uw toestemming.

5.2 Contactformulier en inbound berichten

Als u contact opneemt via het contactformulier op onze website of via e-mail, verwerken wij de door u verstrekte gegevens (naam, e-mailadres, bericht) uitsluitend om uw vraag te beantwoorden. Wij bewaren deze gegevens maximaal 6 maanden, tenzij u kandidaat of opdrachtgever wordt en de gegevens overgaan naar de bewaartermijnen beschreven in hoofdstuk 3 of 4.

UW RECHTEN

6. Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene heeft u de volgende rechten. U kunt een verzoek indienen via GDPR@rixt.it. Wij reageren binnen 1 maand.

Recht op inzage — U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben opgeslagen, inclusief gespreksnotities.

Recht op rectificatie — U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

Recht op verwijdering — U kunt ons verzoeken uw gegevens te verwijderen, mits er geen wettelijke bewaarplicht geldt.

Recht op beperking — U kunt verzoeken de verwerking te beperken, bijvoorbeeld terwijl een correctieverzoek wordt beoordeeld.

Recht op overdraagbaarheid — U heeft recht op een kopie van uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat.

Recht van bezwaar — U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Recht toestemming in te trekken — Als verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze op elk moment intrekken.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

BEVEILIGING

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

RIXT.IT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of wijziging. Concreet betekent dit:

• Toegang tot kandidaat- en opdrachtgeversgegevens is beperkt tot RIXT.IT-medewerkers die deze voor hun werk nodig hebben.
• Ons ATS/CRM-systeem (Loxo) en overige tools zijn beveiligd met wachtwoorden en, waar mogelijk, tweefactorauthenticatie.
• Wij sluiten verwerkersovereenkomsten met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken.
• Bij een datalek dat risico's oplevert voor betrokkenen melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen conform de AVG.

WIJZIGINGEN

8. Wijzigingen in deze privacyverklaring

RIXT.IT kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in de toepasselijke wetgeving. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op www.rixt.it/privacy. Wij adviseren u deze pagina regelmatig te raadplegen. Bij wezenlijke wijzigingen die betrokkenen direct raken, informeren wij hen per e-mail.